Отдел административной работы

Основные задачи общего отдела

Основными задачами общего отдела являются:

2.1. Организация и совершенствование документационного обеспечения Глав­ного управления; формирование и поддержание единой базы данных о документах; внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработ­ки документов (совместно со структурными подразделениями, отвечающими за ав­томатизированную систему управления); контроль за соблюдением требований Ин­струкции по делопроизводству, а также архивное хранение документов Главного управления, в соответствии с Инструкцией об архивной работе в органах управле­ния, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях си­стемы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16 марта 2006 г. № 160.

2.2.   Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в Феде­ральное казённое учреждение «Центральный архив МЧС России» (далее - ФКУ «Центральный архив МЧС России») в соответствии с Единой государственной си­стемой документационного обеспечения управления ГОСТами и другими действу­ющими нормативами.

2.3.   Методическое руководство по ведению делопроизводства структурными подразделениями Главного управления.

Основные функции общего отдела

Общий отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

3.1.  Разрабатывает (совместно с другими структурными подразделениями) ме­роприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.2.  Ведет прием, учет и распределение поступающих документов.

3.3.  Осуществляет передачу документов на рассмотрение руководству Главно­го управления и после получения соответствующей резолюции - исполнителям.

3.4.   Ведет учет и регистрацию исходящих документов, проводит проверку правильности их оформления и отправки.

3.5.   Осуществляет контроль за прохождением документов, подготовку руко­водству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах.

3.6.   Ведет статистический учет поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов.

3.7.  Осуществляет контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.

3.8.   Разрабатывает номенклатуру дел Главного управления и согласовывает номенклатуры дел структурных подразделений и подчиненных (подведомственных) организаций Главного управления.

3.9.  Формирует, оформляет, ведет учет и хранение дел, подготавливает и свое­временно передает дела на архивное хранение.

3.10.  Проводит отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекши­ми сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.

3.1 1. Проводит инструктаж вновь принятых сотрудников по вопросам органи­зации работы с документами.

3.12.    Осуществляет контроль правильности оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив Главного управле­ния, а затем в ФКУ «Центральный архив МЧС России».

3.13.   Организует работу архива Главного управления в соответствии с Ин­струкцией об архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16 марта 2006 г. № 160.

3.14. Анализирует проводимую работу, подготавливает проекты приказов по итогам работы за квартал и в целом за год.

Полномочия общего отдела.

Общий отдел в пределах своей компетенции:

4.1.   Участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и иных документов в пределах своей компетенции по вопросам организации делопроизвод­ства, осуществляет контроль их исполнения.

4.2.   Участвует в проверках структурных подразделений и подведомственных (подчинённых) организаций по организации делопроизводства и документационного обеспечения.

4.3.  Запрашивает и получает в установленном порядке от структурных подраз­делений сведения, необходимые для выполнения возложенных задач.

4.4.  В соответствии с задачами и выполняемыми по их реализации функциями осуществляет взаимодействие:

со структурными подразделениями Главного управления;

административно-правовым управлением МЧС России.

4.5.   Участвует в пределах своей компетенции в осуществлении сбора, обоб­щения и анализа сведений по вопросам, находящимся в компетенции МЧС России.

4.6.   Выполняет мероприятия по обработке персональных данных в соответ­ствии с руководящими документами Главного управления (приказ Главного управ­ления от 24 ноября 2015 г. № 884 «Об обработке персональных данных в Главном управлении МЧС России по Нижегородской области»).